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January 2012

La dématérialisation des procédures du commerce au Sénégal

En 2009, GAINDE 2000 a initié un projet de dématérialisation dans la chaîne de dédouanement.

Le séminaire de lancement de Saly en Juillet 2009 a marqué le début du Projet. Les acteurs et utilisateurs conviés à la réflexion ont élaboré un plan d’actions qui a servi de base de travail aux équipes techniques qui ont été à pied d’œuvre pour donner corps au Projet et réaliser les objectifs fixés.

Le projet a été subdivisé en quatre objectifs, chacun représentant un sous-projet :

1. Echanges de documents internationaux (interopérabilité)
   Il s’agit de permettre aux opérateurs Sénégalais d’échanger des documents électroniques (factures, certificats d’origine …) avec des fournisseurs basés à l’étranger. Pour ce faire, des accords de partenariat ont été signés avec des structures en France et en Malaisie.


2. Interconnexion entre ORBUS/GAINDE et GAINDE/CORUS
   L’interconnexion ORBUS/GAINDE permet d’éliminer l’usage du papier dans la chaîne de déclaration des marchandises, les documents requis collectés via ORBUS étant disponibles électroniquement dans le système douanier. Pour GAINDE/CORUS, les commissionnaires agréés en douane (CAD) pourront, grâce au système de paiement électronique qui sera interfacé au système douanier, s’acquitter des droits et taxes.


3. Extension aux services logistiques
   Ce sous-projet facilite une gestion électronique des procédures d’enlèvement. Les acteurs de la communauté portuaire intervenant dans le processus d’enlèvement (le Port, les consignataires, les manutentionnaires ...) sont interconnectés à travers une plateforme où ils peuvent traiter les dossiers d’enlèvement (Bon à Enlever Compagnie, Visa PAD, Bon à Délivrer ...).


4. Optimisation des inspections non-douanières
   Les Pôles Qualité ont été dotés de moyens logistiques leur permettant d’être plus efficaces et d’apporter une célérité dans leurs opérations. Ainsi, du matériel de laboratoire identifié avec les acteurs concernés, a été mis à la disposition de ces pôles ainsi qu’un outil d’aide à la décision (module d’analyse de risques) intégré dans leur interface pour une plus grande efficacité dans les traitements.

Le projet de dématérialisation des procédures du commerce extérieur a été financé grâce au concours de l’Investment Climate Facility for Africa (ICF), institution de financement basée en Tanzanie qui promeut un climat des investissements favorable en Afrique. Le projet est le prolongement d’une première phase réussie en 2008 et qui a permis de réduire considérablement les délais de traitement ORBUS, tout en élargissant le périmètre du système en termes d’acteurs et de fonctionnalités.

AMELIORATIONS FONCTIONNELLES DU PROJET DE DEMATERIALISATION

Identification numérique des acteurs et utilisateurs : Les acteurs disposent d’un certificat électronique et d’une signature électronique pour effectuer une transaction dans la plateforme.

Echange des données du manifeste : Les manifestes sont soumis électroniquement à la douane via une plateforme d’échanges.

Soumission électronique : Les pièces jointes à la déclaration en douane sont disponibles dans un dossier électronique consultable en douane et soumises électroniquement.

Enlèvement électronique : Les formalités d’enlèvement sont effectuées sur la nouvelle plateforme conçue à cet effet. La plateforme regroupe le Port, les manutentionnaires, les consignataires, les transporteurs.

Archivage électronique des documents et données : Cette condition est nécessaire à la dématérialisation. Elle répond aux exigences du cadre juridique au Sénégal sur les transactions électroniques et l’archivage.

Gestion des exigences Import Control System (ICS) : Depuis Janvier 2011, l’Union Européenne exige qu’un message électronique soit envoyé avant l’arrivée des marchandises à destination de ses pays.

La dématérialisation a des effets bénéfiques sur l’environnement des formalités de dédouanement :

• Réduction d’au moins 50% du temps global des formalités depuis la prise en charge de la marchandise jusqu’à son enlèvement ;
• Sécurisation et fiabilisation des échanges d’information et de documents ;
• Collaboration plus intense entre les acteurs publics et privés de la chaîne de dédouanement ;
• Facilitation des formalités pour les usagers et réduction des coûts directs et indirects des formalités.

ENVIRONNEMENT JURIDIQUE

Le lancement du projet de dématérialisation a coïncidé avec la mise en place d’un environnement juridique sur les transactions électroniques. En effet, les parlementaires ont voté la Loi d’Orientation sur la Société de l’Information, la Loi sur les transactions électroniques, la signature électronique, la protection des données à caractère personnel et la cybercriminalité.

En Août 2010, le Premier Ministre a signé un arrêté portant sur les procédures dématérialisées. Dans le même cadre, la Douane a défini des règles de fonctionnement de la plateforme de procédures commerciales dématérialisées.

December 2011

Sénégal – Burkina Faso

Le Burkina Faso avait enregistré des résultats non performants dans le rapport Doing business 2009. Pour relever le défi, les douanes du Burkina Faso ont signé avec le Sénégal, le 27 septembre 2010, un accord cadre de coopération pour la mise en place du système ORBUS au Burkina Faso en vue de réduire les délais et coûts liés aux formalités de pré-dédouanement. La mise en place de ORBUS dans le pays des « Hommes intègres » revêt tout le potentiel pour promouvoir les exportations et attirer les investisseurs étrangers dans ce pays. Selon la chambre de commerce du Burkina Faso, le niveau global des échanges commerciaux de ce pays est en constante hausse ces trois (3) dernières années du fait de l’augmentation des valeurs des importations et des exportations ».

Le choix de la douane du Burkina Faso de s’appuyer sur l’expérience sénégalaise, un exemple de coopération Sud-Sud magnifié entre les gouvernements du Sénégal et du Burkina Faso va constituer un coup d’accélérateur. Un acte qui confère au Sénégal son statut de leader en matière de facilitation des échanges par le commerce électronique, dans la sous-région.

La délégation sénégalaise (Directeur Général des Douanes et
Administrateur Général GAINDE 2000) au Burkina Faso en mai 2009

September 2011

Worldwide Alliance for Global Paperless Trade

Paperless trade is a concept building now on a strong technological and legal framework to set itself up as the main mode of international trade transactions. The emergence of many local, bilateral and regional initiatives around the globe is illustrative of the concept’s breakthrough. However, there are some objective limitations that slow down its development. These include:

• A lack of perfect integration of the B2B and G2G logics in international trade transactions;
• A lack of harmonization in the implementation of paperless-related recommendations;
• Problems of legal recognition, at international level, of digital signatures and international trade-related documents.

Thus, with the increasing development of Single Windows for trade formalities around the world, there is an operational framework likely to provide practical solutions and help bypass hindrances to the development of paperless trading worldwide. Single Windows should be pooled around a Worldwide Alliance to play that practical role.

Missions
The Worldwide Alliance is meant to be a framework enabling Single Windows to better structure their operation (notably as part of the receivability and issuance of international documents) and adopt common practices and diligences. The main missions to be assigned to such an Alliance should include the following:

• Liaise with international organizations to address practical problems and the stakes of SWs and paperless trading;
• Formulate recommendations and practical guidance for the establishment of paperless trade;
• Facilitate the implementation of pooled platforms for certain crosscutting aspects of SW operation and cross border trade;
• Promote the universal acceptance of international e-documents relative to trade, transport and customs.

Organization
The Worldwide Alliance might operate based on a governance structure shaped on the following bodies:

• The General Assembly: All members
• The Board : Elected members
  • Chairman
  • Deputy Chair for Africa
  • Deputy Chair for Americas
  • Deputy Chair for Asia – Pacific
  • Deputy Chair for Europe
  • Treasurer
  • Secretary in charge of Communication (to be recruited)
  • Executive Secretary (to be recruited)
• The Technical Commission
  • Chairman
  • Deputy Chairman
  • Secretary
  • Members
• The Legal Commission
  • Chairman
  • Deputy Chairman
  • Secretary
  • Members
• The Organizing and Standards Commission
  • Chairman
  • Deputy Chairman
  • Secretary
  • Members

Legal Form of Organization
The Worldwide Alliance could take the form of an international association registered in Geneva where it can have its main office.

Funding
The Alliance shall have adequate means to operate a Secretariat. To this end, it will secure funding from the following sources:

• Members’ contributions ;
• Members’ donations ;
• Grants as part of specific projects ;
• Services provided to members.

Membership
The Alliance will have three categories of members:

1. Ex-officio members: All corporate bodies operating a Single Window for trade can be fully-fledged members and are entitled to hold all responsibilities within the Alliance;


2. Associate members: Any physical person or corporate body having an interest in issues relative to the Worldwide Alliance. They shall pay contributions but will hold no responsibility within the Alliance ;


3. Observer members: this category is intended for international organizations and associations. They shall pay no contribution, nor will they hold any responsibility.

June 2011

INTERNATIONAL SINGLE WINDOW CONFERENCE

The Dakar Roadmap

The 2nd edition of the International Single Window Conference, staged on 8-9th June 2011 in Dakar gave rise to a new start; a vision shaped through a roadmap structured around seven major recommendations.

« The switch from automated to paperless trade formalities » was the theme of this edition. The Senegalese Minister of Commerce presided over the opening ceremony in the presence of the Director General of Customs, the representative of the UN Economic Commission for Africa (UNECA), the Chairman of the Asia-Europe Alliance for Paperless Trade (ASEAL) and GAINDE 2000 Managing Director who is also chairing the African Alliance for e-Commerce (AAEC). The Dakar Conference brought together representatives of international institutions, public administrations of African countries, experts, and culminated in the formulation of seven recommendations aimed at strengthening the promotion of Single Windows worldwide.

Delegates pondered over the possibility of establishing a Worldwide Alliance for Paperless Cross border Trade and a framework of diffusion and sharing complying with the international standards and recommendations, with the view to creating conditions for effective and interoperable trade environments. They also found it fitting to encourage bilateral, sub regional and regional pilot projects, and foster the sharing of experiences for a rapid evolution of Single Window models towards best practices. Among other recommendations, the delegates agreed on the following: technical assistance and fund raising for national Single Window projects; creation of a network of regional experts in Africa to accompany the preparation and implementation of paperless trade projects; establishment of regional data models.

These recommendations were made after two days of discussions among trade facilitation specialists that perused the best practices in terms of paperless trade. Thus, the Dakar Conference examined the Single Window implementation stages (reconciling the legal, technical and organizational factors to define an appropriate single window model; assuring single window performances and ensuring a sustainable dynamic of improvement).

Ahead of the Conference, Dakar also hosted the 6th ASEAL Summit, held for the first time on African soil and the 2nd Forum of the African Alliance for e-Commerce on 6th and 7th June 2011 respectively. These meetings enabled participants to agree on the establishment of cooperative environments and interoperable systems as part of the promotion of Single Windows, with a focus on two main challenges: interoperability and the acceptance of international documents.

April 2011

March 2011

ATELIER DE PRELANCEMENT DE LA DEMATERIALISATION

Le dernier virage

Le pilote du projet ICF de la dématérialisation des procédures du commerce extérieur a amorcé le dernier virage. Le week-end des 19 et 20 Mars 2011, avec le soutien de la Douane, du Port Autonome de Dakar et de Cap Dakar, GAINDE 2000 a convié tous les acteurs à l’atelier de pré lancement de la dématérialisation. Le compte à rebours est déclenché. Les acteurs ont été plongés durant ces deux jours, dans les conditions réelles de la dématérialisation.

Le projet de dématérialisation des procédures du commerce extérieur est sur la dernière ligne droite. Ce compte à rebours a été déclenché par l’atelier de pré lancement du projet qui a regroupé deux jours durant, la Douane, les Consignataires, les Commissionnaires agréés en douane, la communauté des acteurs portuaires. L’occasion était donnée pour plancher sur le projet dans sa globalité afin d’y apporter les derniers réglages en vue de sa généralisation. Ce qui passe par un processus qui va se dérouler en trois phases : i) familiarisation (15-30 Avril) ; ii) consolidation (1-15 Mai) ; iii) généralisation (à partir du 15 Mai).

Dans la phase de familiarisation, il est prévu la diffusion des nouveaux processus, la publication des avis de la Direction des Douanes, l’assistance aux utilisateurs et la mise en place d’un comité d’évaluation. GAINDE 2000 a attiré l’attention de l’administration des douanes, des acteurs portuaires, du port de Dakar, des directeurs et chefs de transit, du « changement » qui constitue une phase cruciale. Devant cet état de fait et pour mieux gérer cette « transition mouvementée », l’Administrateur de GAINDE 2000 considère qu’il faut beaucoup communiquer sur le changement, améliorer les conditions du changement et partager les résultats du changement avec tous les acteurs. « Dans la mise en œuvre, nous commencerons par une phase de familiarisation des acteurs à la dématérialisation parce que c’est une petite révolution mentale et il ne faut pas du jour au lendemain que le papier disparaisse. Après cette phase de familiarisation, il y’aura une phase de consolidation durant laquelle nous observerons la montée en charge : les différents acteurs pourront complètement mettre en œuvre la dématérialisation. Une fois que les résultats seront probants, nous passerons à la phase de généralisation. Toutes ces phases se dérouleront dans un horizon de six semaines. Du 15 avril au 31 Mai 2011, nous devons passer de 0% dématérialisé à 100% dématérialisés ».

February 2011

Bulletin de la dématérialisation - N°8

FAVORISER LA COLLABORATION DES ACTEURS PORTUAIRES POUR LA FLUIDITE DES OPERATIONS

La dématérialisation des procédures du commerce extérieur est en marche au Sénégal. Après la mise en place d’un cadre juridique pour l’archivage numérique, la signature électronique, le paiement électronique et les télé- procédures, place à la phase opérationnelle. D’où l’entrée en matière de la Communauté des Acteurs Portuaires de Dakar (Cap Dakar) dont la collaboration est incontournable sur le chemin de la recherche de compétitivité du Port autonome de Dakar, tendon d’Achille de l’économie sénégalaise.
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January 2011

Bulletin de la dématérialisation - N°7

L’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE

L'information, dynamisée par le développement des technologies, est devenue la clé de voûte dans les transactions d'où l'importance de l'archivage électronique qui facilite l'accès à l'information. Au Sénégal, cette activité est bien moulée dans un cadre juridique mis en place par les autorités pour se servir du passé pour mieux préparer l'avenir.
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December 2010

Bulletin de la dématérialisation - N°6

L’ADIE AU COEUR DE LA PROBLEMATIQUE DE L’INFORMATISATION ET DE LA DEMATERIALISATION DE L’ADMINISTRATION

Les transactions électroniques ne devraient souffrir d’aucune contrainte pour leur mise en oeuvre correcte au Sénégal. Un tour d’horizon sur les réalisations de l’Agence de l’Informatique de l’Etat montre que le pays est en bonne position dans ce domaine au niveau régional et international. Un acquis qui est la résultante d’un cadre juridique cohérent matérialisé par la mise en place de lois régissant l’activité.
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November 2010

Bulletin de la dématérialisation - N°5

L’ENJEU DES TIC DANS LA COMPETITIVITE DES PLACES PORTUAIRES

Les technologies au coeur d’une vision ambitieuse

Le Port Autonome de Dakar réceptionne 24h/24 des navires et des marchandises. La cadence de déchargement des conteneurs est en moyenne de 17 mouvements par grue. Une prouesse qui est à l’actif d’une vision stratégique ayant permis la réalisation d’investissements structurants qui confèrent au port de Dakar plus de compétitivité.
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October 2010

Bulletin de la dématérialisation - N°4

LA SIGNATURE ELECTRONIQUE

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September 2010

Bulletin de la dématérialisation - N°3

LE PAIEMENT ELECTRONIQUE

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July/August 2010

Bulletin de la dématérialisation - N°2

LE COMMERCE MONDIAL ET LA DEMATERIALISATION
A l’heure de la mondialisation, les transferts et les échanges internationaux de biens et services, de main-d’oeuvre et de connaissances, sont plus que nécessaires. Au Sénégal, bon nombre d’entreprises sont dotées d’outils informatiques pour se connecter au commerce international, ce qui a conduit l’Etat à mettre en place un cadre juridique approprié pour les échanges. Les jalons devant aider le secteur privé à accroître sa réactivité par le processus de dématérialisation, dont la finalité est d’augmenter la satisfaction de sa clientèle, de réduire les délais de livraison, ont été posés....

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June 2010

Bulletin de la dématérialisation - N°1

LES MISSIONS DE LA DOUANE A L’EPREUVE DE L’EVOLUTION DES TECHNOLOGIES
Devant sa mission de perception à la frontière des droits et taxes exigibles à l’entrée des marchandises et aussi de lutte contre la fraude en veillant à ce que les importations ou les exportations prohibées n’aient pas lieu, les douanes sénégalaises se sont mises à l’épreuve de l’évolution des technologies. Une option avec comme toile de fond la dématérialisation des procédures de dédouanement dans l’optique de mieux contribuer à la compétitivité de l’économie sénégalaise....

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April 2010

Making Trade Faster: Integrated Single Window Platform

In Senegal, the innovative use of technology in trade was undertaken by GAINDE 2000, a Microsoft partner. Based on Microsoft technology, GAINDE 2000 developed a paperless, ‘Single Window’ solution called ORBUS combined with a customs solution called TradeX to facilitate the preclearance formalities of various applications needed along the customs clearance process. ORBUS is currently a mandatory system for many Senegalese organizations and is used in 20 government agencies to link banks, exporters, importers, customs authorities and insurers to the same platform.

The electronic Single Window is aimed at shortening the time spent on the processing of requests for permits and certificates required during an import or export operation and to make the process significantly more efficient for traders and concerned offices. The platform has become sustainable due to a small fee charged by the Senegalese Government for every electronic document to all importers/exporters.

Developing the electronic Single Window concept and linking multiple government agencies to the private sector, has helped the Senegalese government develop an end-to-end secure paperless customs platform. Because of the high level of interoperability, the solution now offers much faster trade processes. Senegal is now positioning itself as a regional leader in the field and other countries including Kenya have since adopted the solution.

Recently, GAINDE 2000 launched a project aimed at modernizing its fast, efficient and paperless trade system. This upgrade targets improving Senegal’s e-trade system, the interconnection of all the components of the Single Window and an extension to the solution’s port and logistics services. Furthermore, the e-business platform will be made interoperable with foreign platforms, notably countries in Asia and the European Union for the exchange of trade-related documents.

March 2010

Dématérialisation des procédures du commerce extérieur : Renforcement des capacités individuelles

Le renforcement des capacités est une activité continuelle et constante au sein de GAINDE 2000. La valorisation des capacités est un processus par lequel les ressources humaines, de même que les capacités organisationnelles et opérationnelles des institutions, sont améliorées afin de mieux exécuter les fonctions prioritaires.

Dans le cadre de la mise en œuvre du projet de dématérialisation des procédures du commerce extérieur, GAINDE 2000 a initié un programme de renforcement des capacités de ses ressources. Ce programme vise à :

• Améliorer les capacités individuelles ;
• Participer plus efficacement aux activités du projet ;
• Bénéficier d’une assistance technique ;
• Accroître les performances individuelles.

Ainsi, des formations ont été suivies en gestion de projets, communication, réseaux, informatique, services management, sécurité, application …

Le projet de dématérialisation va induire inéluctablement de nouveaux processus, des changements applicatifs et la mise en place de nouveaux services. A cet effet, la formation constitue un levier essentiel pour garantir le meilleur niveau technique des ressources internes et accroître leur efficacité.

January 2010

CROSS BORDER INFORMATION EXCHANGE

SENEGAL, 20 January 2010 --- GAINDE 2000 has awarded a cross border information exchange job to TIME Engineering Bhd (TEB), Malaysia's leading ICT government linked company. The job is a pilot project to establish the Asian and European electronic gateway for Africa via Senegal.

The gateway is expected to facilitate the exchange of electronic information and transactions between economies in Africa with their counterparts in Asia and Europe, said Ibrahima Diagne of GAINDE 2000, Senegalese national Single Window operator and the founding chair for the African Alliance for Ecommerce.

In a statement, GAINDE 2000 said the cross border component, is a part of a wider project sponsored by the Investment Climate Facility for Africa (ICF), a donor organization dedicated to support projects in Africa for the purpose of enhancing investment climate (www.icfafrica.org).

TEB, the principal project partner, will be responsible for the establishment of the Asian gateway in compliance to the requirements of the Malaysian national Single Window, ASEAN Single Window and also the Pan Asian e-Commerce Alliance.

The contract is expected to benefit Senegal as it would catapult the African nation into the mainstream of globalization by projecting an environment of advance facilitation of trade, commerce and information.

"This will also allow Senegal to have electronic access to two other major continents in the world and hence improving the competitiveness of the country in global economics," Ibrahima said.

GAINDE 2000 believes that such a project has high potential of unifying the other economies of Africa into a single geographical economic powerhouse.

The move is in line with Malaysia's latest initiatives into Africa for the promotion of trade and commerce. This project also enables Malaysia to play crucial role in reducing traditional barriers to trade and commerce between Africa and Asia, where Malaysia played a major role ASEAN and other similar organizations.

GAINDE 2000, said Malaysia is an active player in the regional and international area for electronic trade, commerce and information with a pool of experts who had been involved in the conception of the ASEAN Single Window, the first regional Single Window in the world.

Malaysia is also actively involved in international initiatives to liberalize trade and commerce using information and communication technologies (ICT) such as UNCEFACT, UNECE, UNESCAP and also private sector driven initiatives like the Pan Asian e-Commerce Alliance (PAA) and Asia-Europe Alliance (ASEAL).

Senegal and Malaysia share the same ambition to create an environment enabling paperless trade among different region of the world. In this regard, an MOU has been signed in November 2008 between GAINDE 2000 and TEB.

On its part TEB intends to ensure GAINDE 2000 and the Senegalese ICT industry, receive maximum benefits from its involvement through knowledge transfer and training.

December 2009

REVIVAL OF THE E-PAYMENT PROJECT

CONTEXT

As part of the paperless trade project in Senegal and the deployment of the new customs automation system, GAINDE 2000 has organized a meeting with stakeholders due to be involved in the electronic payment of customs duties and related taxes: local banks, Treasury and customs. A workshop had been staged in this respect during the project launch in Saly, on 5-6th July 2009.

ELECTRONIC PAYMENT OF CUSTOMS DUTIES AND TAXES

The e-payment project derives from the Customs top management’s resolve to step up the use of New Information and Communication Technologies in the good clearing process. The main objective is to set up a platform enabling traders to pay their customs dues from their offices, with reliable security guarantees. This component of the trade facilitation system is an initiative in which the Treasury and the National Branch of the Central bank of West African States (BCEAO) have taken part. After over 16 months of works, all the technical and legal elements have been put in place for the establishment of the e-payment platform. Exchanges of automated data are secured through the use of authentication tokens and a highly protected system.

SYNOPSIS

E-PAYMENT & PAPERLESS FLOW

Electronic payment is part of the sub project 2 of the ongoing paperless trade project. This sub project seeks to step up the e-trade system nationwide, which goes through the interconnection of the Single Window (ORBUS), the customs automation system (GAINDE) and the e-payment module (CORUS). The main objective is to cut the time spent on the preparation, submission and processing of customs declarations. The electronic payment project mainly seeks to establish the following:

• Facilitate online payments;
• Standardize procedures;
• Simplify operations.

The online payment service contributes to the reduction of operations execution time, and the costs of transactions through the elimination of movements and paperwork. At the same time, stakeholders gain a lot in terms value dates and e-archiving.

November 2009

Electronic data exchange with other countries: signing of MoU

The paperless trade project also aims to exchange trade data between Senegal and different countries. Reducing of costs and time in imports and exports process will include receiving trade, transport and Customs related data electronically from the exporting country, thereby avoiding the need to manually enter the data into the system.

In November 2009, a delegation of GAINDE 2000 had been to France and Malaysia (as hub to Asia) for the signing of MoU related to electronic data exchange with partners: CONEX, France e-Commerce, TIME Engineering Berhad.

Paperless trade fosters economic growth and reduces digital divide in Africa.

Through this cooperation, the different countries seek to promote the establishment of paperless trade between Africa, Europe and Asia via electronic exchanges of documents required in cross-border trade. The major benefits will be:

• secured transmission of trade and customs-related documents;
• platforms interoperability;
• platform of automated services;
• transfer of knowledge and technology among parties.

Specialized in customs and computer science, CONEX is a leader in his field of activities: processing customs declarations, customs tariff information, training, auditing, consultancy.
A MoU has been signed with GAINDE 2000 on 13rd november 2009.

CONEX / GAINDE 2000, 13/11/2009

France-ECI promotes paperless trade in France, Europe, and french speaking countries.
A MoU has been signed with GAINDE 2000 on 16th november 2009.

France eCI / GAINDE 2000, 16/11/2009

October 2009

Sectoral meetings with ORBUS stakeholders

A series of sectoral meeting was held in October between GAINDE 2000 officials, stakeholders and insurance companies, as part of ORBUS operation and the objectives at interconnecting the Single Window with the clearing and electronic payment systems, and optimising the non customs inspections under the ongoing paperless trade project.

This meeting was held in the wake of the March 2009 Seminar that gathered insurance companies and ORBUS users. It provided the occasion to assess the recommendations stemming from the seminar and draft a roadmap to be respected by the parties concerned, the objective being to integrate all the insurance companies in the ORBUS Single Window for the issuance of insurance certificates. During the meeting, all the constraints impeding the effective integration of all insurance companies have been identified. Under the roadmap, a few users will be pilot sites, towards the effective operation of insurance transactions in ORBUS.

The streamlining of non customs inspection procedures is aimed at reducing the goods inspection time. As part of the paperless trade project, GAINDE 2000 plans to optimise the non customs inspections through the creation of an Inspection Single Window at the Port and Airport area and the establishment of an interface for the processing of the data and inspection results. In this connection, GAINDE 2000 held a meeting with all the inspection stakeholders sensitised during the project launch seminar, with the view to identifying and validating the requirements and equipment necessary to optimise stakeholders’ operations.

September 2009

As part of ICF 2 sensitizing efforts, a round of field visits were paid to various quality control stakeholders in the Port and Airport areas: the Maritime Fishery Department, the Phytosanitary Unit, the Forestry Department and the Bureau of Standards. These visits made it possible to identify the processes, the methods and the means used in physical inspections, but also to fathom the inspection time and duration and shed light on the limits and constraints impeding inspection activities. On the other hand, the visits provided an occasion to review ORBUS forms, validate the principles and rules of information routing from one stakeholder to another. These quality control stakeholders play a major role in optimizing non-customs inspections.

At stake, the project is expected to help:

• Coordinate and optimize inspections between inspection bodies and customs;
• Set up One-stop shops for inspections ;
• Integrate risk analysis in inspection procedures.

The ICF Project Management Committee started its activities on 7th September 2009. It represents the paperless project’s execution body and comprises representatives of customs and the port, project teams, experts and consultants. During its first meeting, the Project Management Committee addressed the recommendations stemming from the Project Launch Seminar of July 2009. The recommendations are integral parts of the roadmap entrusted to the Project Leads.

July 2009

CONTEXT

Paperless trade consists in the greater resort to new technologies in the processing of trade operations and formalities, towards reducing substantially the processing time and consequently the related costs. Senegal boasts a long experience in terms of automation of trade procedures, which started in 1990 with the automation of the customs declaration. This dynamic has been strengthened with the advent of GAINDE 2000, fruit of public/private partnership and set up to facilitate trade-related formalities.

The Government of Senegal, the private sector, the customs administration and GAINDE 2000 have undertaken reforms in cross border trade in the Doing Business Report 2010.

EXPECTED RESULTS

(i) Completion of the round-the-clock operation of the Dakar Port by mid-November 2008 [Group 1, Follow-up and Monitoring Committee, Ministry of Maritime Economy (MEMTMPP), Customs, Port Authority (PAD), Community of Port Stakeholders(CAP Dakar)] ;

(ii) Possibility for online transmission of manifests to allow for the declaration of goods prior to the arrival of the vessel (MEMTMPP, Customs) ;

(iii) Launch of the pilot phase of the electronic payment system (CORUS) ahead of the generalisation thereof (GAINDE 2000, ORBUS) ;

(iv) Deployment of the new version of the GAINDE system (customs system) (Group 1, Customs) ;

(v) Upgrading of the ORBUS portal (GAINDE 2000, ORBUS) ;

(vi) Implementation of the Port Community-based System (Port Single Window) (Group 1, MEMTMPP, PAD);

(vii) Interconnection of the ORBUS/GAINDE /CORUS systems (Group 1, MEMTMPP, Ministry of Economy and Finance) ;

(viii) Creation of an integrated Single Window for import/export operations (Group 1, MEMTMPP, MEF) ;

(ix) Improvement of the Electronic Data Interchange (EDI) (Group1, MICOM, MEF, MEMTMPP) ;

(x) Establishment of more competitiveness in the port, notably in approach operations such as road transport (Group 1, MEMTMPP, MICOM);

(xi) The realisation of a benchmarking study to reduce the goods release costs in the Dakar Port (Groupe1)

ACTIVITIES

The main activities of the Project revolve around the following points:

• Interconnection ORBUS/GAINDE/CORUS nationwide with the view to reducing the customs declaration preparation time;
• Integration, in the system, of logistic services related to goods release;
• Improvement and streamlining of non-customs inspection procedures for imports and exports, towards shorter processing time;
• Interoperability with foreign systems, notably those of countries of the European Union and the Asian region, in a bid to reduce unnecessary double data capture and curb the possibilities of errors;
• Dissemination of the Senegalese experience in the West African sub region, with the view to extending paperless trade in intra-regional exchanges.

PARTNERS

The paperless trade project will start in July 2009 thanks to the support of Investment Climate Facility in Africa (I.C.F.). Set up in 2006 to help streamline the Investment climate with the view to fostering economic growth in Africa, ICF collaborates with African governments to promote an environment conducive for prosperous business on the continent, by systematically focussing on domains in which some practical measures can be undertaken to eliminate the identified constraints and problems. ICF brings its contribution to the efforts at removing the obstacles impeding the development of business in Africa, with a stress on the paramount importance of a sound investment climate for Africa’s economic growth.

On this occasion, GAINDE 2000 staged a residential seminar at Les Bougainvillees Hotel on 04-05 July 2009, grouping all stakeholders involved in trade and partners:

1. Users of the ORBUS System: importers, exporters, clearing agents;
2. Customs and stakeholders of the clearing chain;
3. E-payment stakeholders: Treasury, Banks, Central Bank (BCEAO) and users;
4. Port stakeholders: CAP Dakar (Community of Port Stakeholders), shipping agents, handling services, transporters, logistics actors;
5. Dakar Port Authority;
6. Trade facilitation partners: APIX, CPI, CSV 24/24, ASEPEX, BCEAO, COSEC, ADIE ;
7. Private sector: USETTA, CNP, CNES, MDES, UNACOIS, CCIAD, SATS ;
8. Quality control bodies: DITP, DPV, DSV, DEF, DCQ, DM ;
9. International partners: TNL (UK), CFAO (France), CONEX (France), France E-Commerce (France) ;
10. Work groups of the Phase I dealing with Finance, Insurance, Certificates of Origin, Quality Control and Standards, COTECNA/Customs/Users.